ZenbuBooking 預約管理系統

外觀

預約流程 ​

讓你了解客戶按下「立即預約」後，一直到收到預約成立通知之間，會看到的每一個畫面。

選擇服務

選完服務後（若服務允許指定提供者）進入選人畫面：

選擇服務提供者

接著客戶看到月曆挑時段：

選擇時段

完整 6 步 ​

選服務 → 選提供者（選填） → 選時段 → 填資料 → 使用點數/票券（選填） → 確認

1. 選服務 ​

客戶看到的是你在 服務列表 建立的所有服務。順序依你在服務列表的拖拉排序決定。

每張服務卡會顯示：

  • 服務名稱
  • 大致時長（「60 分鐘」）
  • 價格（如果你有設定；免費服務會顯示「免費」）
  • 簡短描述
  • 線上 / 實體標記（如果同時有兩種形式的服務）

問題：客戶看得到我後台設定的所有欄位嗎？

不會全部看到。例如緩衝時間（bufferBefore / bufferAfter）、時段間隔、是否接受票券這些「後台管理用」欄位不會顯示給客戶。

客戶看到的是用戶友善的資訊：這個服務叫什麼、要多久、多少錢、簡單介紹。

你可以透過「描述」欄告訴客戶注意事項（例如「商模健檢請於會議前 48 小時寄送損益表」），客戶會在選服務前看到。

2. 選提供者（如適用） ​

只有當該服務在後台設定為「允許客戶指定提供者」時才會出現這一步。否則系統會依後台的「指派方式」（手動分派 / round-robin）自動安排。

  • 允許指定時：列出所有可做這項服務的提供者，顯示頭像 + 姓名
  • 自動分派時：跳過這步

使用情境：客戶為什麼可能選擇「隨機分派」？

即使你的服務開放指定提供者，客戶有時會選「隨機分派」：

  • 這是新客，不認識任何人（「每位都看起來很好啊，隨便選」）
  • 急著預約，想挑最近能約到的時段（「哪位有空就哪位」）
  • 平常指定的那位本週都約滿了

針對這種客戶：系統會挑近 7 天工作量最少的提供者，間接讓你店裡的工作量變均衡——這是系統的隱藏福利。

另一類情境：諮商所、律師事務所、醫療診所常關閉客戶指定（或設「需要審核」），讓店家自己配對專長最合的人。

3. 選時段 ​

客戶看到的是月曆介面。可選日期以淺色顯示，不可選（超過預約開放天數、提供者休假、當日已全滿）顯示灰色。

點任一可選日期後，下方出現當天可選時段。

問題：客戶看到的時段是怎麼算出來的？

系統依序套用這些規則：

  1. 該服務的提供者是否有排班（服務提供者 設定的可預約時段）
  2. 該提供者 Google Calendar（如果有串接）有沒有衝突
  3. 已被預約的時段排除
  4. 前後緩衝時間扣掉
  5. 時段間隔（15/30/60 分鐘）切成可選時段

所以如果客戶反映「我明明知道你那天有空為什麼看不到」，通常不是系統壞掉，而是：

  • 你忘了設排班
  • Google Calendar 有衝突（例如私人行程）
  • 前後緩衝把該時段吃掉了
  • 該服務的時段間隔太粗（例如 180 分鐘工作坊設 60 分鐘間隔）

從 服務提供者 和該 服務 的設定檢查。

4. 填資料 ​

客戶填：

  • 姓名（第一次來的會用 LINE 名稱預填，可改）
  • 手機號碼
  • Email（通常選填或必填，視你的服務設定）
  • 其他自訂欄位（你在 服務列表 設的）

使用情境：免費診斷服務的自訂欄位

「明鏡策略顧問」的「免費 30 分鐘診斷諮詢」服務多了兩個自訂欄位：

  • 目前最想解決的商業課題（textarea，必填）
  • 公司現階段（radio：尚未成立 / 1 年內 / 1-3 年 / 3-5 年 / 5 年以上）

客戶一送出預約，顧問在 預約紀錄 看到該筆預約時就能看到這些內容。顧問會議前就能準備對應案例，當天不用再花 10 分鐘鋪陳背景。

換到其他行業：

  • 心理諮商：「目前最困擾的議題」「是否曾接受過諮商」
  • 家教：「學生目前年級」「希望加強的科目」
  • 醫美：「膚質狀況」「希望改善的部位」
  • 律師：「案件類型」「相對方是否知情」

自訂欄位對你省下的時間很可觀——每個需要事前確認的細節都應該變成一個自訂欄位。

5. 使用點數 / 票券（選填） ​

如果客戶有 點數 或 票券 可用，結帳畫面會顯示相應選項。

  • 使用點數：勾「使用 X 點折抵」，自動計算折抵金額
  • 使用票券：勾「使用季度檢視券（剩 1 張）」，這次服務免費（或依票券設定）

問題：客戶為什麼會有「點數或票券可以用」但沒選？

幾個常見原因：

  • 客戶忘記自己有（提醒：在「預約成立」訊息裡加一句「您還有 XXX 點 / X 張檢視券」）
  • 客戶想累積再一次用（這很常見，點數被當作「存錢」在累積）
  • 客戶不確定能不能用，害怕選錯（你的服務名稱和票券名稱對不上時容易發生）

讓客戶用得積極的技巧：在服務描述加一句「可用 XXX 券兌換」。客戶看到提示就會記得。

6. 確認 ​

最後一步，客戶看到完整預約摘要：服務、提供者、時間、姓名電話、金額、折抵。

按「確認預約」後：

  • 預約狀態立即變成「已確認」（除非該服務設為「需要審核」）
  • 客戶 LINE 收到「預約成立」通知
  • 你的 預約紀錄 跳出一筆新預約

注意事項：「需要審核」服務的客戶體驗

如果這項服務在後台設定「需要審核」，客戶按下「確認預約」後會看到：

「您的預約申請已送出，等待店家審核中。審核結果會透過 LINE 通知您。」

他不會馬上收到「預約成立」，而是等你在 預約紀錄 手動通過後才收到。

客戶反映「我明明送出了為什麼沒收到確認」——八成是這個情況。告訴他「這項服務需要我們人工確認，最晚 24 小時內回覆您」。